オフィスの移転・縮小やペーパーレス化の推進に伴い、「使わなくなったプリンターや複合機をどう処分すればよいか」と悩む総務・情シス担当者は少なくありません。処分方法を誤ると、予想外のコストが発生したり、機密情報の漏洩リスクを抱えたまま機器を手放すことになりかねません。
本記事では、法人がプリンター・複合機を処分する際にかかる費用の相場から、廃棄・リース返却・買取売却それぞれのメリット・デメリット、データ消去の注意点まで、実務に役立つ情報を網羅的に解説します。処分コストを抑えつつ、コンプライアンスリスクも回避したい担当者の方はぜひ最後までお読みください。
法人がプリンター・複合機を処分する主な方法と特徴
オフィスのプリンターや複合機が老朽化・不要になったとき、法人には大きく分けて5つの処分方法があります。それぞれで費用・手間・セキュリティ面のリスクが大きく異なるため、自社の状況に合った方法を選ぶことが重要です。以下で各手段の概要と向いているケースを整理します。
① 産業廃棄物処理業者への依頼（廃棄）
プリンターや複合機は「産業廃棄物」に該当するため、一般ごみとして捨てることはできません。許可を持つ産業廃棄物処理業者に収集・運搬・処分を依頼する方法です。確実に処分できる反面、処理費用が発生するのが最大のデメリット。機器のサイズや台数によって費用は変動します。向いているケース：動作不良・破損が激しく売却・下取りが難しい機器、大量廃棄で一括処理したい場合。
② メーカー・販売店の回収サービス
富士フイルムビジネスイノベーション（旧富士ゼロックス）やキヤノン、リコーなど主要メーカーは、自社製品の回収プログラムを提供しています。環境負荷の低減を目的としたリサイクル対応が充実している一方、回収費用がかかる場合がほとんどで、他社製品には対応していないケースも多いです。向いているケース：メーカーサポートが継続している自社製品を、確実に適正処理したい場合。
③ リース・レンタル会社への返却
リース契約中または満了後の機器は、原則としてリース会社に返却します。この場合、処分は契約の一環として行われますが、契約内容によっては原状回復費用や搬出費用が別途発生することがあります。返却前にデータ消去を自社で行うか、リース会社に確認することも必須です。向いているケース：リース契約満了に伴う機器入れ替え時。
④ 下取り（新機導入時の引き取り）
新しいプリンター・複合機を購入・リース契約する際に、販売店や新リース会社が旧機器を下取りするケースがあります。手続きがシンプルで導入・処分を同時に進められる利点がありますが、下取り価格は低めに設定されることが多く、機種・状態によっては引き取り不可となる場合もあります。向いているケース：機器入れ替えのタイミングで手間を最小限に抑えたい場合。
⑤ 中古買取業者への売却
まだ動作する機器であれば、中古買取業者に売却して処分費用をゼロにするだけでなく、売却益を得られる可能性があります。特に法人専門の買取業者は卸流通ルートを持つため、一般的な買取店より高値がつきやすい傾向があります。データ消去証明書を発行してもらえる業者を選ぶことで、情報セキュリティ面の不安も解消できます。向いているケース：比較的新しい・状態が良い機器を保有しており、コストを抑えたい・収益化したい場合。
5つの処分方法 早見き比較
- 産業廃棄物処理：費用が発生／確実に処分可／破損機器にも対応
- メーカー回収：費用が発生／適正リサイクル／自社製品のみが対象
- リース返却：契約内容次第で費用発生／手続きが契約ベース
- 下取り：費用は抑えられるが売却益は少ない／新規導入と同時進行が可能
- 中古買取売却：売却益が見込める／データ消去証明書の有無を確認／動作品が対象
自社が保有する機器の台数・状態・契約形態を確認したうえで、最もコストメリットの高い方法を選ぶことが、法人プリンター・複合機の処分費用を抑えるための第一歩です。
処分方法別・費用相場を徹底比較
法人がプリンター・複合機を処分する際、どの方法を選ぶかによってコストが数万円単位で変わることは珍しくありません。以下では代表的な4つの処分方法について、費用目安と変動要因を具体的に解説します。
① 産業廃棄物処理業者への依頼
業務用の複合機は「産業廃棄物」に分類されるため、産業廃棄物収集運搬・処分の許可を持つ業者に委託するのが原則です。費用は主に運搬費＋処理費で構成されます。
- 卓上型インクジェット・レーザープリンター（10kg未満）：1台あたり3,000円〜8,000円程度
- 中型複合機（10〜50kg程度）：1台あたり8,000円〜20,000円程度
- 大型・業務用複合機（50kg超）：1台あたり20,000円〜50,000円以上になるケースも
台数が多いほど1台あたりの単価は下がる傾向にありますが、重量・設置階・エレベーターの有無によって搬出作業費が加算されます。マニフェスト（産業廃棄物管理票）の発行も必須で、書類管理の手間も生じます。
② メーカー・販売店の回収サービス
キヤノン・リコー・富士フイルムビジネスイノベーション（旧富士ゼロックス）など主要メーカーは、法人向けの回収プログラムを提供しています。費用は概ね以下の通りです。
- メーカー回収（郵送・持込）：小型機1台あたり2,000円〜5,000円程度
- 出張回収オプション：別途出張費5,000円〜15,000円が加算される場合あり
純正ルートであるため適正処理の証明が取りやすいメリットがある一方、大型機や複数台対応はコストが膨らみやすく、機種が古い場合は対応外となるケースもあります。
③ リース満了・中途解約時の返却コスト
リース契約の場合、満了時の返却は原則無償ですが、中途解約では残リース料の全額または一定割合の違約金が発生します。さらに「原状回復費用」として回収・梱包費が別途請求されるケースもあります。返却前には契約書の「解約条項」と「返却条件」を必ず確認してください。
④ 買取業者への売却（最もコストを抑えられる方法）
状態が良い複合機・プリンターは、中古買取業者に売却することで処分費用をゼロにするどころか、収益を得られる場合があります。目安となる買取価格は以下の通りです。
- 中古市場で流通する複合機（製造後5年以内・動作品）：5,000円〜100,000円以上
- 家庭用・小型レーザー複合機：1,000円〜10,000円程度
- 製造後10年超・部品供給終了モデル：買取対象外または0円になる場合も
買取価格は機種・製造年・印刷枚数（カウンター数）・付属品の有無によって大きく変動します。複数台をまとめて依頼すると出張費が実質無料になるケースもあるため、一括査定の活用がおすすめです。
費用比較のまとめ
- 産業廃棄物業者：3,000円〜50,000円以上（処分コスト）
- メーカー・販売店回収：2,000円〜20,000円程度（処分コスト）
- リース返却：基本無償だが中途解約は高額な違約金リスクあり
- 買取業者への売却：費用ゼロ〜プラスの収益（機種・状態次第）
処分にかかるコストを最小化したいなら、まず買取査定を取得してから、買取不可の場合に他の処分方法を検討するという順序が合理的です。
処分費用を大きく左右する3つのポイント
法人がプリンター・複合機の処分を検討する際、「なぜ同じ機種なのに費用が変わるのか」と疑問を持つ担当者は少なくありません。実は処分にかかるコスト——あるいは売却で得られる収益——は、以下の3つのポイントによって大きく左右されます。事前に把握しておくことで、処分費用の最小化、さらにはゼロ以下（売却益）の実現が近づきます。
① 機器の製造年・使用状態（リセールバリューへの影響）
中古市場では、製造からおおむね5年以内の機器は需要が高く、買取査定額がプラスになるケースが多くあります。一方で、製造から8年以上経過した機種や、メーカーのサポートが終了したモデルは部品調達が難しいため、買取不可・有償回収となる可能性が高まります。
状態面では、印刷枚数（カウンター値）が少ないほど評価が上がります。査定前に以下の点を確認しておきましょう。
- 操作パネルや外装に目立つ傷・破損がないか
- トナー・インク残量はどの程度か（残量があると有利）
- 動作確認済みかどうか（電源が入るだけでも評価が変わる）
- 純正オプション（フィニッシャー、給紙トレイ等）がセットで揃っているか
仮に少々古くても、法人向けA3カラー複合機など需要の高い機種であれば買取対象になる場合があります。処分前に必ず査定を依頼することをお勧めします。
② 台数と一括処理のスケールメリット
処分コストを下げる最も効果的な手段のひとつが、複数台をまとめて処理する「一括処分」です。廃棄業者・買取業者ともに、1台ごとに個別対応するよりも、まとめて依頼するほうが1台あたりの費用が下がる傾向にあります。
具体的なメリットは以下の通りです。
- 出張回収の場合、1回の訪問で複数台を引き取るため出張費・運搬費が按分され割安になる
- 買取の場合、台数が多いほど交渉力が生まれ、全体の買取額が上乗せされるケースがある
- データ消去証明書の発行費用など固定コストが分散できる
オフィスの移転・縮小・機器の一斉リプレイスのタイミングは、まとめて処分できる絶好の機会です。部署ごとにバラバラに処分せず、総務・情シスが一元管理して一括依頼するだけでコストを抑えられます。
③ 内蔵ストレージの有無とデータ消去対応の要否
現代の複合機・プリンターの多くは、スキャンデータや印刷履歴、アドレス帳などを保存するためにHDDやSSD・フラッシュメモリを内蔵しています。このストレージが搭載されているかどうかが、処分費用に直結します。
ストレージが搭載されている場合、個人情報保護法や社内セキュリティポリシーの観点から、第三者が証明するデータ消去対応が必要になります。データ消去証明書の発行が伴う専門作業は追加費用となるケースがありますが、情報漏えいリスクを考えれば必須のコストです。
処分前に確認すべきチェックポイントを整理します。
- 機器のマニュアルや管理画面でHDD・フラッシュメモリの搭載有無を確認する
- リース機の場合はリース会社のデータ消去ポリシーを確認する（詳しくは次セクション参照）
- 買取・回収業者がデータ消去証明書を発行できるかを事前に確認する
- 消去方式（上書き消去・物理破壊など）が自社のセキュリティ要件を満たすか照合する
中古スマホ流通センターでは、複合機・プリンター回収時にデータ消去証明書を発行しており、法人のセキュリティ要件にも対応しています。処分費用の見積もりと合わせてご相談ください。
見落とせないデータ消去と情報セキュリティのリスク
複合機やプリンターを処分する際に、多くの法人担当者が見落としがちなのが内蔵ストレージに残存するデータの問題です。近年の複合機にはHDDやSSDが搭載されており、コピー・プリント・スキャン・FAXのたびにデータが自動保存される仕組みになっています。何も対処せずに機器を手放した場合、取引先の契約書・社員の個人情報・財務資料などの機密データが第三者に渡るリスクがあります。
複合機のどこにデータが残るのか
現行の業務用複合機には、以下のようなデータが蓄積されます。法人として処分前に必ず確認してください。
- 印刷・コピー履歴：過去に印刷したドキュメントのイメージデータがHDD内にキャッシュとして保存される
- スキャンデータ：ネットワーク送信前の一時保存データが残存するケースがある
- FAX送受信データ：送受信したFAXの内容がログとして記録される
- アドレス帳・認証情報：登録した取引先のメールアドレス・電話番号・社員のPINコードなどが保存されている
データ消去の3つの方法と違い
データ消去には主に3つのアプローチがあります。それぞれの特徴とリスクを理解したうえで、自社の情報管理方針に合った方法を選ぶことが重要です。
- 本体機能による初期化（ソフトウェア消去）：複合機のメニューからHDDの全消去を実行する方法。手軽ですが、復元ツールを使えばデータを取り戻せる場合があり、高い機密性が求められる場合には不十分なケースもある。
- 専用ソフトウェアによる上書き消去：米国国防総省基準（DoD 5220.22-M）などの規格に基づき、複数回の上書き処理でデータを復元不能にする方法。ソフトウェア消去の中では信頼性が高い。
- 物理破壊：HDDやSSDをドリルや専用機器で物理的に破壊する方法。復元が完全に不可能になるため、最高水準のセキュリティが求められる場面に適している。ただし機器の再販・買取には活用できなくなる点に注意が必要。
第三者認証のデータ消去証明書が重要な理由
社内でデータ消去を行っても、「本当に消去されたか」を対外的に証明することはできません。万一、情報漏えい事故が発生した場合、企業は個人情報保護法や不正競争防止法に基づく法的責任を問われる可能性があります。そのため、第三者機関が発行するデータ消去証明書を取得しておくことが、法人としてのリスク管理において非常に重要です。
中古スマホ流通センターでは、複合機・プリンターの買取時にデータ消去証明書の発行に対応しています。監査対応や社内コンプライアンスの観点からも証明書の保管が求められるケースが増えており、特に医療・金融・官公庁関連の取引を行う法人様にはご活用いただいています。処分コストをかけずに、かつ情報セキュリティも担保できる点が、買取サービスを利用する大きなメリットのひとつです。
処分前に確認すべきセキュリティチェックポイント
- 複合機のメーカーや型番を確認し、HDD・SSDの搭載有無を把握する
- 管理者パスワードが分かるか確認する（消去作業に必要なケースがある）
- リース機の場合はリース会社のデータ消去ポリシーを事前に確認する
- 消去方法と消去実施日を社内で記録・保管しておく
- 第三者証明書が必要かどうかを情報システム部門や法務部門と事前に確認する
リース機・レンタル機を処分する際の注意事項
オフィスにあるプリンターや複合機が、実は自社の所有物ではないケースは少なくありません。リース契約やレンタル契約で導入した機器を誤って売却・廃棄してしまうと、リース会社との契約違反となり、多額の違約金や損害賠償を求められるトラブルに発展することがあります。買取業者や廃棄業者に機器を持ち込む前に、必ず以下の点を確認してください。
リース契約と購入（所有権あり）の見分け方
そもそも自社がその機器の所有権を持っているかどうかが、処分できるかどうかの大前提です。確認方法は次のとおりです。
- 契約書・リース台帳を確認する：総務・経理部門が保管している導入時の契約書を確認し、「リース契約」「賃貸借契約」と記載があれば所有権は自社にありません。
- 固定資産台帳に登録されているか確認する：自社購入品であれば固定資産台帳に計上されているはずです。台帳にない場合はリース・レンタルの可能性が高いといえます。
- リース会社からの請求書・明細を確認する：毎月リース料として特定の金融会社やリース会社へ支払いがある場合、その機器はリース物件です。
リース満了前に処分しようとする場合の注意点
リース期間が満了していない状態で契約を打ち切ることを中途解約といいます。多くのリース契約では中途解約が原則禁止されており、やむを得ず解約する場合には残リース料の全額または一定割合を違約金として支払う義務が生じます。また、機器をリース会社へ返却する際には、通常使用の範囲を超えた損傷がある場合に修理費用を請求されるケースもあります。
リース満了後の返却・再リース・所有権移転の確認
リース期間が終了した場合でも、自動的に所有権が自社に移るわけではありません。契約形態によって対応が異なります。
- 返却型リース：期間終了後はリース会社へ返却が必要。自社での売却・廃棄は不可。
- 再リース型：期間終了後も同一条件で継続使用できるが、所有権は依然としてリース会社にある。
- 所有権移転型リース・割賦購入：期間終了後に所有権が自社へ移転する契約。この場合は自社で売却・廃棄が可能。
買取業者に持ち込む前のチェックリスト
リース・レンタル契約の機器を誤って処分するトラブルを防ぐため、以下のチェックリストを必ず確認してから手続きを進めてください。
- 契約書を確認し、リース・レンタル・自社所有のいずれかを明確にしている
- リース期間の満了日を確認している
- リース満了後の取り扱い（返却・再リース・所有権移転）を契約書で確認している
- 中途解約の場合は違約金の金額をリース会社へ問い合わせている
- 返却時の機器の状態（損傷・消耗品の有無など）を確認している
- リース会社への返却手続き方法・送付先・期日を確認している
- 機器内に残存するデータの消去をリース会社の指示に従って実施している
所有権が自社にあると確認できた機器であれば、買取業者への売却が可能です。不明な点がある場合は、まずリース会社へ直接問い合わせることをおすすめします。当社でも契約状況の確認方法についてご相談を承っていますので、お気軽にお問い合わせください。
まとめ：処分コストをゼロ以下にする方法と無料査定のご案内
ここまで、法人がプリンター・複合機を処分する際の主な方法と費用相場、費用を左右するポイント、データ消去リスク、リース・レンタル機の注意事項を詳しく解説してきました。最後に、各処分方法の要点を整理したうえで、処分コストをゼロ以下にする最善策をご案内します。
処分方法ごとの総括比較
- 産業廃棄物業者への依頼：確実に処分できる反面、1台あたり数千円〜数万円の費用が発生します。台数が多いほどコスト負担は大きくなります。
- メーカー・販売店の回収：手続きが明確で安心感はありますが、引取費用がかかるケースが多く、収益にはなりません。
- 自治体・資源回収：法人利用では対応不可のケースがほとんどです。一般家庭向けの制度と混同しないよう注意が必要です。
- 買取・売却：条件が合えば費用ゼロどころか現金収入が得られる唯一の方法です。機種・年式・状態によって査定額は大きく異なります。
「処分コストをゼロ以下」にするための3ステップ
- 資産リストを整理する：処分予定のプリンター・複合機のメーカー・型番・製造年・稼働状況を一覧化します。状態の良い機器が含まれていると買取対象になる可能性が高まります。
- 買取査定を先に取る：廃棄業者に見積もりを依頼する前に、買取業者への無料査定を行いましょう。買取可能なものを先に売却し、残った機器のみ廃棄に回すことで総コストを最小化できます。
- データ消去の証明を確認する：売却・廃棄いずれの場合も、HDDやフラッシュメモリに残存するデータの適切な消去と、データ消去証明書の発行を必ず確認してください。情報漏洩リスクを排除し、社内のセキュリティ規程への対応を証明する書類として活用できます。
中古スマホ流通センターの法人買取サービス
中古スマホ流通センターでは、プリンター・複合機を含むオフィス機器の法人専門買取を承っています。卸業者と直結したルートにより、市場相場を踏まえた高価買取を実現。また、売却時にはデータ消去証明書を発行しますので、情報セキュリティ面での社内説明や監査対応にもご活用いただけます。さらに、最短即日対応が可能なため、オフィス移転・決算期末・リース返却前など、スケジュールが逼迫している場面でも安心してご依頼いただけます。複数台・複数種のまとめて処分にも対応しており、法人のお客様の業務負担を最小限に抑えます。
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